Procédure

Procédure d’inscription

1. Organisation Générale

Début des inscriptions pour l’année scolaire 2026-2027, le 20 février 2026

Madame Rosine Uwizeye est la responsable des inscriptions (inscriptions@ecolepolaris.org).
Elle réceptionnera les dossiers de demande d’inscription en ligne
(https://www.jotform.com/build/260201845662554).

Décisions de la Direction Pédagogique (Cheffe d’Etablissement et Coordonnateurs pédagogiques)

La décision est transmise aux parents au plus tard le 15 avril pour toutes les dossiers complets transmis antérieurement. Les parents sont avertis que leur enfant est soit accepté soit placé en liste d’attente en fonction du nombre de places disponibles dans la classe.

2. Dossier de demande d’inscription

Le dossier à introduire pour demander l’inscription doit comprendre les éléments suivants :

Un formulaire à compléter en ligne reprenant les informations indispensables concernant l’enfant et ses parents ; (ajouter les coordonnées de l’école précédente (dans un champ obligatoire)) ;
Une photocopie de la carte d’identité ou du passeport de l’enfant (confirmant nom, prénom, date et lieu de naissance) ;
Une photocopie de la carte d’identité ou du passeport du ou des représentant(s) légal(aux) de l’enfant ;
La preuve du paiement des frais d’inscriptions ;
La copie du bulletin de la dernière année complète de l’enfant ;
La copie des bulletins de l’année en cours ;
Des lettres de recommandation d’anciens enseignants (facultatif).

Tant que le dossier d’inscription n’est pas complet, la demande n’est pas traitée par l’école.

3. CONDITIONS D’ADMISSION SPÉCIFIQUES

POUR UNE INSCRIPTION EN MATERNELLE (M1 à M3)

Pour une entrée en Première maternelle (M1), aucune exigence académique ou linguistique. Toutefois :

L’enfant doit avoir atteint 2 ans et demi au jour de la rentrée le 31 août 2026 (né au plus tard le 29 février 2024) ;
L’enfant doit être propre (ne plus porter de couches).

A défaut, deux autres dates d’entrées sont possibles en cours d’année, le 06 janvier 2027 et le 14 avril 2027 suivant les mêmes conditions mais le passage en M2 en fin d’année est conditionné à la décision de la Direction pédagogique.

Un entretien avec l’enfant et les parents pourrait être demandé pour évaluer le niveau de socialisation de l’enfant et sa compréhension orale de base du français avec le Coordonnateur du PP et/ou le Chef d’Etablissement.

Pour une entrée en Deuxième Maternelle (M2), aucune exigence académique ou linguistique :

L’enfant doit avoir atteint 3 ans et demi au jour de la rentrée (31 août 2026) ;
L’enfant doit être propre (ne plus porter de couches).

Pour une entrée en Troisième Maternelle (M3), aucune exigence académique antérieure :

L’enfant doit avoir atteint 4 ans et demi au jour de la rentrée (31 août 2026) ;

Si l’enfant n’a pas été scolarisé antérieurement dans notre établissement, un entretien avec l’enfant et les parents sera requis pour évaluer le niveau de socialisation de l’enfant et sa compréhension orale du français avec le Coordonnateur du PP et/ou le Chef d’Etablissement. Celui-ci aura lieu début juin. La date exacte vous sera renseignée ultérieurement. En cas d’incapacité, contactez au plus tôt l’école via le mail : inscriptions@ecolepolaris.org

POUR UNE INSCRIPTION EN PRIMAIRE (PP1 à PP5) ET EN SECONDAIRE (PEI1 à PEI5)

Pour toute première inscription dans l’école, l’enfant doit satisfaire aux critères suivants :

Avoir acquis un niveau académique satisfaisant justifié par le dernier bulletin de l’école précédente ;
Réussir un test de Français et de Mathématiques avec un score minimum de 60% dans les deux branches. Celui-ci est organisé début juin. La date précise vous sera communiquée ultérieurement. Pour les inscriptions en cours d’année, le test d’entrée sera organisé préalablement à l’entrée dans l’école ;
En cas de résultat inférieur à 60% aux tests, et suite à une discussion avec les parents et éventuellement l’enfant, l’école peut
Soit refuser l’entrée ou
Proposer un niveau inférieur en fonction des places disponibles ou
Proposer un contrat avec les parents s’engageant à fournir les ressources nécessaires afin que l’enfant puisse atteindre les exigences académiques du Programme IB de l’école.
Pour une entrée en PEI1 : Présenter une attestation de réussite du niveau A2 en français délivrée par un organisme certifié du CECRL (Cadre commun de référence pour les langues).
Un entretien avec l’enfant et les parents pourrait être demandé pour évaluer le niveau de motivation de l’enfant et sa compréhension du français avec le Coordonnateur du PP/PEI et/ou le Chef d’Etablissement.

POUR UNE INSCRIPTION AU PROGRAMME DU DIPLÔME

Pour une entrée en DP1,

Les mêmes conditions que pour le Programme du PEI sont d’application (voir point précédent) ;
Fournir une attestation de réussite du niveau B2 en français délivrée par un organisme certifié du CECRL (Cadre commun de référence pour les langues).
Un entretien avec l’enfant et les parents sera requis pour évaluer le niveau de motivation de l’enfant et l’engagement des parents. L’entretien se tiendra avec le Coordonnateur du DP et/ou le Chef d’Etablissement.

Pour une entrée en cours de DP1 ou entrée en DP2,

L’admission à quelque moment que ce soit en cours de DP est exceptionnelle et ne peut être envisagée que sous les conditions cumulatives suivantes :
1. L’élève a déjà entamé un programme DP francophone dans un autre établissement ;
2. Les matières choisies correspondent à celles offertes par l’Ecole Polaris ;
3. Que son niveau de français B2 est certifié par un organisme agréé ;
4. Que les processus d’élaboration des projets Mémoire, CAS et TdC sont en cours ;

Si une des conditions décrites ci-dessus n’est pas respectée, l’Ecole Polaris s’octroie le droit de ne pas admettre le candidat.

Attention !

Quelle que soit la classe dans laquelle vous souhaitez inscrire votre enfant, celui-ci ne pourra intégrer l’école qu’après avoir reçu la notification de la décision finale de l’école par email.

De plus, la copie du bulletin final de l’année précédente devra être transmise au plus tôt et au plus tard le 27 août 2026, par mail à l’adresse inscriptions@ecolepolaris.org Ce document valide ou non l’inscription dans l’année prévue.

4. Les Priorités

L’Ecole Polaris a mis en place, dans le traitement des demandes d’inscriptions, le système de priorités suivant :

0. Les enfants du personnel de l’Ecole Polaris ;
1. Les enfants ayant un frère ou une sœur élève dans l’établissement durant l’année scolaire précédente ;
2. Les enfants n’ayant pas obtenu de place l’année précédente et les frères et sœurs d’un enfant nouvellement inscrit et ayant obtenu une place, et qui sont en liste d’attente au moment de leur inscription ;
3. Les enfants venant d’une école IB francophone ;
4. Les enfants des personnes ayant un parcours international et arrivant au Rwanda ;
5. Autres demandes d’inscription.

REMARQUES

Au sein d’une même priorité, le principe du premier arrivé premier servi est appliqué (selon le numéro d’ordre attribué au moment de la demande d’inscription)

L’Ecole Polaris s’engage à accepter automatiquement tout élève de priorité 0.
Les priorités 1 à 5 n’ont cours que jusqu’au 31 mars.

Au-delà, les demandes sont acceptées selon le principe du « 1er arrivé, 1er servi ».
Aucune priorité spécifique n’est accordée aux anciens élèves de l’Ecole Polaris ou de l’EBK.

5. Montant des frais d’inscription pour l’année scolaire 2026-2027

Les frais d’inscriptions s’élèvent à :

300 € pour un enfant en maternelle (ou 353 USD ou 516.300 FRW sur Equity ou 518.894 FRW sur Momo) ;
500 € pour un enfant en primaire ou en secondaire.

Avec un plafond à 500 € par famille (ou 589 USD ou 860.499 FRW sur Equity ou 864.823 FRW sur Momo).

Les frais d’inscription sont à verser par virement bancaire ou par Momo.

Sur le compte bancaire de l’école (toujours au nom de l’Ecole Belge de Kigali) au choix :

Sur le compte en EURO de Equity : 4002211409764 : 300€ par enfant en maternelle et 500€ par enfant en primaire ou en secondaire
Sur le compte en USD de Equity : 4002211409763 : 353$ par enfant en maternelle et 589$ par enfant en primaire ou en secondaire
Sur le compte en FRW de Equity : 4002211409735 : 516.300 FRW par enfant en maternelle et 860.499 FRW par enfant en primaire ou en secondaire

L’adresse de la banque Equity : AVENUE DE LA PAIX, KN 4 AVENUE, 494 GRAND PENSION PLAZA
SWIFT CODE : EQBLRWRW

Par MOMO, utilisez le code MoMo 022005 toujours au nom de l’Ecole Belge de Kigali (*182*8*1*022005#) : 518.894 FRW par enfant en maternelle et 864.823 FRW par enfant en primaire ou en secondaire

En communication, vous préciserez : INSCRIPTION + Nom(s) de(s) l’enfant(s).

6. Remboursement des frais d’inscription

Les frais d’inscription seront remboursés à 100% si :

L’école ne peut offrir de place à l’enfant.

Les frais d’inscription seront remboursés à 50% si :

Les parents abandonnent la procédure d’inscription en envoyant OBLIGATOIREMENT par écrit par mail ou courrier adressé à l’adresse : inscriptions@ecolepolaris.org au plus tard le 1er juin.

Les frais d’inscription ne seront pas remboursés si :

Un enfant obtient une place mais échoue au test d’entrée ;
Les parents abandonnent la procédure d’inscription après la date du 1er juin.

En cas d’inscription en cours d’année, dès que l’école confirme aux parents la disponibilité d’une place, aucun remboursement ne pourra être réclamé.

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